Personalvermittlungen wurden Mitte der 1990er Jahre in Deutschland gegründet. Während zuvor das Monopol für den Zusammenschluss von Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Agentur für Arbeit lag, werden heute vermehrt Vermittler zu Rate gezogen. Personalvermittler, auch häufig Headhunter oder Recruiter genannt, unterstützen Unternehmen bei der Besetzung ihrer aktuellen Vakanzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Personalvermittler unterstützen Unternehmen bei der Suche, Auswahl und Vermittlung geeigneter Fach- und Führungskräfte.
- Die Personalvermittlung unterscheidet sich von der Arbeitnehmerüberlassung, da Kandidaten direkt beim Auftraggeber angestellt werden.
- Active Sourcing, digitale Netzwerke und Recruiting-Plattformen gehören heute zu den wichtigsten Instrumente der Personalvermittlung.
- Die Vergütung erfolgt meist erfolgsabhängig und orientiert sich häufig am Jahresgehalt der vermittelten Person.
Definition: Was ist ein Personalvermittler?
Die Personalvermittlung gehört in den Bereich des Recruitings. Hierbei handelt es sich um die Dienstleistung, geeignetes Personal an Unternehmen und potenzielle Arbeitgeber zu vermitteln. Der Personalvermittler dient als Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen des Unternehmens, den potenziellen Kandidaten sowie dem Arbeitsmarkt.
Fälschlicherweise wird der Personalvermittler im allgemeinen Sprachgebrauch häufig mit dem Personaldienstleister verwechselt, weshalb eine klare Grenzziehung in der Praxis notwendig ist.
Aufgaben und Tätigkeiten
Die Aufgaben des Personalvermittlers beginnen mit der Auftragsvergabe eines Unternehmens. In einem Briefing wird das Anforderungsprofil der Vakanz thematisiert. Auf dieser Basis sucht der Personalvermittler nach geeigneten Kandidaten.
Hierfür nutzt er heute nicht nur sein berufliches Netzwerk, sondern auch Business-Netzwerke, Talent Pools, Recruiting-Datenbanken, Karrierenetzwerke und Active-Sourcing-Methoden.
Hat er Kandidaten gefunden, die auf das Anforderungsprofil des Auftraggebers passen, kommt es zur Direktansprache der potenziellen Kandidaten (Active Sourcing). Nachdem er den Erstkontakt zu mehreren passenden Personen aufgenommen hat, werden die besten Kandidaten gefiltert und dem Unternehmen vorgestellt.
Mittels Bewerbungsgesprächen unterstützt der Vermittler seinen Auftraggeber bei der Auswahl des passenden Kandidaten und steht diesem bis zum Vertragsschluss beratend zur Seite.
Welche Aufgaben hat ein Personalvermittler?
- Briefing durch das Unternehmen
- Analyse des Anforderungsprofils
- Suche nach geeigneten Kandidaten in privatem & beruflichen Netzwerk
- Ansprache passender Kandidaten (Active Sourcing)
- Filterung & Auswahl der besten Kandidaten
- Vermittlung der besten Kandidaten an das Unternehmen
- Beratende Tätigkeiten bis zum Vertragsschluss
Der Personalvermittler wird im allgemeinen Sprachgebrauch oftmals mit dem Personaldienstleister verwechselt. Letzterer arbeitet häufig im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit), was beim Personalvermittler nicht der Fall ist.
Ein Vermittler wird damit beauftragt einen passenden Kandidaten zu finden. Dieser wird anschließend direkt vom Unternehmen angestellt oder arbeitet auf selbstständiger Basis, beispielsweise als Freelancer.
Zur Kategorie der Vermittler zählen auch Headhunter und Recruiter, welche via Direktansprache agieren. Ebenfalls als Vermittler können spezialisierte Plattformen auftreten, die Unternehmen und Freelancer zusammenbringen. Hier ist die Plattform der Vermittler zwischen Auftraggeber und Freelancer.
Arten & Unterschiede von Personalvermittlern
Neben der Verwechslung der Begrifflichkeiten Dienstleister und Vermittler, verschwimmen häufig auch die Grenzen zwischen den unterschiedlichen Arten der Personalvermittler. Alle genannten Formen agieren auf dieselbe Weise: Sie fungieren grundsätzlich als Vermittler zwischen Unternehmen und potenziellen Kandidaten.
1. Direktvermittlung
Die direkte Personalvermittlung bezeichnet die erfolgreiche Vermittlung eines vom Personalvermittler vorgeschlagenen Bewerbers und dem auftraggebenden Unternehmen. Es kommt somit direkt zu einem Arbeitsvertrag, ohne den Umweg über Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit. Diese Art der Vermittlung ist branchenunabhängig für jede Unternehmensform einsetzbar.
2. Headhunter & Personalberater
Headhunter, Personalberater oder Executive Search Consultants sind ebenfalls direkte Vermittler. Der Unterschied zur klassischen Personalvermittlung liegt rein in der Spezialisierung und Komplexität des Bewerbers.
Während die oben genannte Vermittlungsart breit aufgestellt ist, sucht der Headhunter nach den besten Kandidaten für äußerst anspruchsvolle Anforderungsprofile. Oftmals handelt es sich um die Suche nach High Potentials oder Führungskräfte.
3. Recruiter
Der Recruiter kann zum einen eine Mischform der beiden vorgenannten Vermittlungsarten sein, kann aber auch sehr häufig direkt in der Personalabteilung des suchenden Unternehmens arbeiten.
Zu seinen Aufgaben gehört nicht nur die reine Personalsuche in Form von Stellenbörsen und Active Sourcing (analog zum Headhunter und Vermittler), sondern auch das Führen von Bewerbungsgesprächen, die Personalauswahl und das Initiieren von Employer Branding Maßnahmen. Während die oben genannten Formen als unabhängige Vermittler zwischen Kandidaten und Unternehmen agieren, sind Recruiter Teil des Unternehmens, welches Bewerber sucht.
| Direktvermittler | Headhunter | Recruiter |
| Direkte Vermittlung ohne Umwege über Zeit- oder Leiharbeit | Tätigkeitsfeld analog zum Direktvermittler | Tätigkeitsfeld wird durch weitere Gebiete ergänzt |
| Branchenunabhängig für jedes Unternehmen geeignet | Fokus auf Vermittlung von hohen Anforderungsprofilen (Fach & Führungskräfte) | Angesiedelt in der Personalabteilung |
| Arbeiten unabhängig & auf Provisionsbasis | Arbeiten unabhängig & auf Provisionsbasis | Arbeiten nicht unabhängig & werden vom Unternehmen regulär bezahlt |
Wann werden Personalvermittler eingesetzt?
Professionelle Personalvermittler sind Experten in Sachen Mitarbeitersuche. Sie stellen zwar keinen Ersatz für die Personalabteilung dar, dennoch ist die Zusammenarbeit mit Vermittlern mit vielen Vorteilen verbunden. In Folgenden Szenarien kann sich der Einsatz eines Vermittlers lohnen:
- Unter Zeitdruck: Wird für ein aktuell laufendes Projekt kurzfristige Expertise benötigt, welche im bestehenden Team nicht vorhanden ist, kann ein Personalvermittler schnell geeignete Kandidaten identifizieren.
- Bedarf an qualifiziertem Personal: Sucht ein Unternehmen einen Kandidaten mit außergewöhnlichem Know-how oder langjähriger Erfahrung, kann die Zusammenarbeit mit spezialisierten Vermittlern sinnvoll sein. Insbesondere Fachkräfte und Führungskräfte sind in vielen Branchen in Zeiten des War for Talents stark umkämpft. Hier agieren professionelle Headhunter bei der Vermittlung zwischen Unternehmen und Experten, indem sie ihr berufliches und privates Netzwerk voll ausschöpfen, um die Besetzung der Vakanz sicherzustellen.
- Bei zeitlich begrenzten Projekten: Für befristete Projekte greifen Unternehmen häufig auf Vermittlungsplattformen zurück. Hier agiert die Plattform als Vermittler zwischen Unternehmen und Kandidat. Je nach Anforderung an das Projekt, können Unternehmen anhand eines Kandidatenpools Kontakt zu den jeweils passenden Personen aufnehmen. Die Nutzung einer Freelancerplattform spart Firmen wertvolle Zeit und Geld. Zum einen müssen sie keine teuren Stellenausschreibungen schalten, um im Zuge dessen jemanden fest einzustellen und zum anderen können sie aktiv auf potenzielle Talente zugehen (Active Sourcing) und können somit das Warten auf den Eingang einer Bewerbung einsparen.
- Bei überdurchschnittlichem Aufwand: Erhält eine Stelle sehr viele Bewerbungen, kann der Auswahlprozess erhebliche Ressourcen binden. Um sich den Zeitaufwand für das Sichten der Bewerbung einzusparen, greifen Unternehmen in solchen Fällen bevorzugt zu Personalvermittlern. Diese übernehmen die Vorauswahl und präsentieren dem Unternehmen nur die Kandidaten, die den Anforderungen am besten entsprechen.
Was kostet eine Personalvermittlung?
Die Frage nach dem Gehalt eines Personalvermittlers kann nicht pauschal beantwortet werden. Die Kosten für eine Arbeitnehmervermittlung variieren stark. In der Regel arbeiten Personalvermittler auf Provisionsbasis, das heißt sie kriegen nach erfolgreicher Vermittlung und Vertragsunterzeichnung einen vorab vereinbarten Prozentsatz.
Dieser orientiert sich am Bruttojahresgehalt der zu besetzenden Position. Marktüblich sind je nach Branche, Suchaufwand und Spezialisierungsgrad Honorare von etwa 20 bis 35 Prozent des Jahreszielgehalts. Hochspezialisierte Headhunter bewegen sich meist über dem Durchschnitt.
Auch der Zeitpunkt der Bezahlung ist nicht festgesetzt. Während klassische Personalvermittlungen häufig erst nach erfolgreicher Besetzung abrechnen, arbeiten spezialisierte Personalberatungen und Executive-Search-Anbieter oftmals mit einer Teilzahlung bei Mandatsbeginn und einer Schlusszahlung nach erfolgreicher Vermittlung.
