Betriebsausgaben absetzen: Die Liste für Freelancer 2026

Im Laufe eines Jahres kommt einiges zusammen: vom Laptop über den Coworking-Platz bis hin zu den drei Software-Abos. Alles Kosten, die sich als Betriebsausgaben absetzen lassen. Die entscheidende Frage ist, welche davon in welcher Höhe anerkannt werden. Und wie viel andere Freelancer eigentlich ausgeben. 

Das Wichtigste in Kürze

• Freelancer geben durchschnittlich 783 € pro Monat für betriebliche Ausgaben aus (Freelancer-Kompass 2026).
• Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern den Gewinn und damit die Einkommenssteuer.
• Es gibt drei Kategorien, die letztlich über die Höhe entscheiden: unbeschränkt abzugsfähig, beschränkt abzugsfähig, und nicht abzugsfähig.
• Es gibt eine Betriebsausgabenpauschale. Allerdings gilt sie nur für wenige Berufsgruppen und lohnt sich für bestimmte Freelancer praktisch nie.

Was Betriebsausgaben sind und was der Abzug bringt

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. So steht es in § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes. Die Formulierung ist ganz bewusst so weit gefasst. Gemeint ist nämlich, dass eine Ausgabe zählt, die mit der selbstständigen Arbeit zusammenhängt.

Der praktische Effekt lässt sich an einem Beispiel zeigen:

Eine Freelancerin stellt im Jahr 80.000 Euro in Rechnung. Ohne Abzüge müsste sie diese 80.000 Euro versteuern. Trägt sie davon 9.000 Euro als betriebliche Kosten ein, bleiben ihr noch 71.000 Euro des zu versteuernden Gewinns.

Bei einem persönlichen Stundensatz von 30 Prozent bedeutet das rund 2.700 Euro weniger Einkommenssteuer. Das Finanzamt erstattet die Kosten also nicht, es beteiligt sich in Höhe des eigenen Steuersatzes daran.

Bedingungen für die Anerkennung der Ausgabe

Es müssen drei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Ausgabe anerkannt wird:

1. Es gibt einen deutlichen Zusammenhang zur Arbeit. Die Ausgabe muss nicht zwingend „notwendig“ sein, aber sie muss sich begründen lassen. Beispiel: Eine Projektmanagerin, die ein Zeiterfassungstool abonniert, entspricht dieser Begründung.
2. Die Ausgabehöhe passt zum Betrieb. Ein Bürostuhl für 600 Euro ist unstrittig. Wenn ein Schreibtisch aber 12.000 Euro kostet, wird das Finanzamt Rückfragen stellen.
3. Der Beleg ist vorhanden. Ohne Rechnung oder Quittung wird das Finanzamt nichts anerkennen, auch nicht bei kleinen Beträgen.

Ein vierter Punkt betrifft Kosten, die sowohl privat als auch beruflich anfallen, wie etwa das Handy, der Internetanschluss und das Auto.

Hier findet in der Regel eine Aufteilung statt: Wer sein Handy zu 60 Prozent beruflich nutzt, setzt entsprechend nur 60 Prozent der Kosten ab, das Gleiche gilt bei Tools wie etwa ChatGPT, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden. Diese Quote sollte begründbar sein, zum Beispiel über eine Aufstellung der Nutzung in einem repräsentativen Zeitraum.

So viel geben Freelancer wirklich aus

Wie hoch die Betriebsausgaben ausfallen, hängt stark von der eigenen Arbeitsweise ab. Wer dauerhaft beim Kunden vor Ort arbeitet und dessen Technik nutzt, kommt mit wenig aus. Wer ein eigenes Büro hat, laufend zertifiziert und Subunternehmer beauftragt, liegt deutlich höher.

Der Freelancer-Kompass 2026 hat über 5.000 Freelancer im deutschsprachigen Raum nach ihren monatlichen betrieblichen Ausgaben gefragt:

Ausgaben pro Monat	Anteil der Freelancer
Unter 100 €	7 %
101 bis 200 €	19 %
201 bis 500 €	28 %
501 bis 1.000 €	18 %
1.001 bis 2.000 €	17 %
Über 2.000 €	11 %

Im Durchschnitt sind es demnach 783 € pro Monat, das macht rund 9.400 € im Jahr. Die häufigste Klasse ist der Bereich zwischen 201 und 500 €, hier liegen 28 Prozent. Insgesamt geben 26 Prozent weniger als 200 € im Monat aus, während 28 Prozent über 1.000 € kommen.

Wofür Freelancer tatsächlich Geld ausgeben

Wer (deutlich) unter 200 € im Monat liegt und hauptberuflich selbstständig arbeitet, sollte sich die Liste im nächsten Abschnitt anschauen. Es kommt vor, dass Positionen fehlen, die nicht als Geschäftsausgabe identifiziert oder wahrgenommen werden, wie etwa das Fachbuch, die Konferenz, die Kontoführungsgebühr, etc… 

Wir haben im Freelancer-Kompass 2026 nachgefragt, wofür Freelancer Geld einplanen, und das waren ihre Antworten: 

Geplante Investition	Anteil der Nennungen	Absetzbar?
Finanzielle Absicherung und Rücklagen	25 %	Nein, solange das Geld nur zurückgelegt wird
Weiterbildung und Zertifizierung	25 %	Ja, in voller Höhe
Hardware und Technik	14 %	Ja
Software und Tools	9 %	Ja, in voller Höhe
Marketing und Sichtbarkeit	9 %	Ja, in voller Höhe
Reisen und Networking	5 %	Ja, Fahrt und Übernachtung voll, Verpflegung pauschal
Personal und externe Unterstützung	3 %	Ja, in voller Höhe
Büro und Arbeitsplatz	2 %	Ja, bei häuslichem Arbeitszimmer nur anteilig

Ganz oben mit 25 % mit dabei: Geld auf ein Rücklagenkonto zu legen. Warum ist das hier wichtig? Weil es steuerlich nichts bringt:

Sieben der acht am meisten genannten Investitionen sind steuerlich absetzbar. Wer hier also Geld ausgibt, der trägt die Kosten nicht alleine. Bei einem Steuersatz von 30 Prozent übernimmt das Finanzamt rechnerisch ungefähr ein Drittel.

Kostenlose Checkliste für Freelancer

Ganz einfach die Excel-Tabelle downloaden und die Betriebsausgaben selbst über das Jahr eintragen. Alle relevanten Betriebsausgaben, die sich absetzen lassen, sind in der Excel enthalten.

Die Betriebsausgaben-Liste für Freelancer

Die folgenden Abschnitte verraten, was bei Freelancern üblicherweise anfällt.

Arbeitsmittel, IT und Technik

Hierzu gehören:

Wichtig zu wissen: Für Computer und Software gilt eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Ein Laptop für 2.400 € lässt sich also im Jahr des Kaufs vollständig absetzen und muss nicht über mehrere Jahre verteilt werden. Welche Geräte im Einzelnen zählen und wie mit privater Mitnutzung umzugehen ist, steht im Beitrag So helfen PC, Laptop und Co. die Steuerlast zu drücken.

Bei teureren Anschaffungen, die länger genutzt werden, verteilen sich die Kosten über die Nutzungsdauer. Dieses Verfahren heißt Abschreibung und ist im Beitrag zur Abschreibung erklärt.

Arbeitsplatz und Räume

Hierzu gehören:

Das Arbeitszimmer ist etwas verstrickter beim Absetzen: Es gibt zwei Wege, wie sich das eigene „Büro“ absetzen lässt, die wir in diesem Artikel erklären.

Grob gesagt gilt: enn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet und praktisch nur beruflich genutzt wird, lassen sich die anteiligen Wohnkosten absetzen. Der Anteil richtet sich nach der Fläche: Bei 12 von 80 Quadratmetern sind es 15 Prozent von Miete, Nebenkosten und Strom.

Fahrt- und Reisekosten

Hierzu gehören:

Wer zum Beispiel mit dem eigenen Auto zu einem Kunden fährt, kann dafür pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen, ohne die tatsächlichen Autokosten auszuweisen.

Wer sehr viel Auto fährt, führt stattdessen am besten ein Fahrtenbuch und rechnet mit den echten Kosten. Welche Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung gelten und wie eine Abrechnung aussieht, steht im Beitrag zur Reisekostenabrechnung, dort gibt es auch eine Vorlage.

Weiterbildung und Qualifikationen

Hierzu gehören:

Das sind alles Kosten, die voll absetzbar sind – solange der Bezug zur Tätigkeit erkennbar ist. Die Sinnhaftigkeit einer AWS-Zetrifizierung bei einem Cloud-Architekten ist ziemlich klar ersichtlich, aber bei einem Kurs, der eher zu einem geplanten Berufswechsel passt, wird die Begründung schwieriger.

Software, Tools und Abos

Hierzu gehören:

Monatliche Abos werden oft vergessen, weil die Einzelbeträge klein sind und sie zum Teil evtl. auch privat genutzt werden. Dennoch sind sie absetzbar.

Marketing, Website und Akquise

Hierzu gehören:

Versicherungen und Beiträge

Hierzu gehören:

Entscheidend ist bei dieser Kategorie, ob die Versicherung ein betriebliches oder ein privates Risiko abdeckt. Die Berufshaftpflicht schützt vor Schäden aus der Arbeit und ist damit eine Betriebsausgabe.

Die Krankenversicherung schützt die Person und ist es nicht. Sie lässt sich trotzdem steuerlich geltend machen, allerdings als Sonderausgabe an anderer Stelle der Steuererklärung. Welche Versicherungen sinnvoll sind, steht im Beitrag zu Versicherungen für Freiberufler.

Beratung und externe Leistungen

Hierzu gehören:

Konto und Finanzierung

Hierzu gehören:

Voll- teilweise oder gar nicht absetzbar

Nicht jede anerkannte Betriebsausgabe wirkt sich in voller Höhe aus. Das Einkommenssteuergesetz kennt vier Fälle.

Fall	Was das heißt	Beispiele
Voll absetzbar	Der komplette Betrag senkt den Gewinn	Büromiete, Fachliteratur, Software, Berufshaftpflicht, Honorare an Subunternehmer
Nur teilweise absetzbar	Es gilt ein fester Prozentsatz oder ein Höchstbetrag	Bewirtung zu 70 Prozent, Geschenke an Geschäftspartner bis 50 € pro Person und Jahr, Homeoffice-Pauschale bis 1.260 €
Nach Nutzungsanteil aufgeteilt	Nur der berufliche Anteil zählt	Handy, Internet, Auto, Arbeitszimmer
Nicht absetzbar	Der Betrag wird gestrichen, auch wen er betrieblich veranlasst war	Bußgelder, Gewerbesteuer, private Lebensführung

Diese Kosten sind nicht absetzbar

• Bußgelder, Verwarnungsgelder und Strafen
• Die Gewerbesteuer
• Koste der privaten Lebensführung. Miete für die Wohnung, Lebensmittel und Freizeit
• Repräsentationsaufwendungen (z.B. Segeln, Golf o.Ä., selbst wenn dort Kunden gewonnen werden)
• Alltagskleidung
• Private Versicherungen
• Rücklagen

Die Betriebsausgabenpauschale

Einige Berufsgruppen dürfen einen Pauschalbetrag ansetzen, anstatt jede Ausgabe einzeln nachzuweisen. Hauptberufliche Schriftsteller und Journalisten können zum Beispiel 30 Prozent ihrer Betriebseinnahmen geltend machen (und höchstens 3.600 € im Jahr). Für nebenberufliche wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Tätigkeiten sind es übrigens 25 Prozent, höchstens 900 €.

Für IT-, Engineering- und Beratungs-Freelancer ist die Pauschale aus zwei Gründen kein Thema. Denn diese Berufe gehören nicht zu den begünstigten Gruppen. Und selbst wenn sie es täten, wäre die Pauschale zu niedrig: Bei durchschnittlich 783 € Betriebsausgaben im Monat kommen rund 9.400 € im Jahr zusammen, also ein Vielfaches des Höchstbetrags von 3.600 €.

Wohin die Betriebsausgaben in der Steuererklärung gehören

Die meisten Freelancer ermitteln ihren Gewinn mit der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Dabei werden die Einnahmen eines Jahres den Ausgaben desselben Jahres gegenübergestellt, die Differenz daraus ist dann schließlich der Gewinn.

Hierbei ist wichtig, welches Datum auf der Zahlung steht, nicht das der Rechnung. Eine Software-Lizenz, die im Dezember 2026 in Rechnung gestellt und im Januar 2027 bezahlt wird, gehört in die Steuererklärung für 2027.

Eingetragen werden die Ausgaben in die Anlage EÜR, die feste Zeilen für die einzelnen Kostenarten vorsieht. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht im Beitrag zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wer nicht sicher ist, ob die EÜR für ihn überhaupt gilt oder ob eine Bilanz nötig wird, findet die Abgrenzung unter Gewinnermittlung für Selbstständige.

Fünf Fehler, die häufig vorkommen

1. Alles läuft über ein Konto. Wenn private und berufliche Zahlungen gemischt sind, kostet die Zuordnung am Jahresende Stunden, und bei einer Prüfung wird jede Position einzeln hinterfragt. Ein separates Geschäftskonto löst dieses Problem.
2. Belege sind nicht aufzufinden. Kassenbons auf Thermopapier sind nach wenigen Monaten unlesbar oder gar nicht erst auffindbar. Am besten also alles abfotografieren und direkt in einen separaten Ordner packen.
3. Ausgaben vor dem Start werden vergessen. Kosten, die schon vor der offiziellen Anmeldung der Tätigkeit anfallen (z.B. für Beratung, Technik oder Weiterbildung) lassen sich mit späteren Gewinnen verrechnen. Sie heißen vorweggenommene Betriebsausgaben.
4. Der berufliche Anteil wird nur geschätzt. Wer 70 Prozent seiner Handykosten absetzt, sollte erklären können, wie die Zahl zustande kommt. Eine Aufstellung über drei repräsentative Monate reicht in der Regel.
5. Kleinbeträge fallen unter den Tisch. Ein Domain-Abo für 15 € im Monat wirkt unbedeutend. Zwölf Monate und ein Dutzend ähnlicher Posten ergeben schnell einen vierstelligen Betrag.

Drei wichtige Schritte für die Praxis

Die eigenen Ausgaben durchgehen. Der Kontoauszug des letzten Jahres neben die Liste oben legen und Posten für Posten prüfen. Der häufigste Fund sind Abos und kleine wiederkehrende Beträge.

Kategorien einmal anlegen. Die neun Blöcke dieser Liste lassen sich direkt als Kategorien in der Buchhaltung oder in einer Tabelle übernehmen. Danach ist die Zuordnung jeder neuen Rechnung eine Sache von Sekunden.

Weiterbildung einplanen. Sie ist vollständig absetzbar und gleichzeitig der Posten, der die eigene Position am Markt verbessert. Im Kompass 2026 ist sie mit 25 Prozent eines der beiden am häufigsten genannten Investitionsziele.

FAQ: Häufige Fragen zu den Betriebsausgaben